Guide opérationnel pour accueillir, classer et faire monter en responsabilité les membres d'ILTIZAM
ILTIZAM est un réseau d'entraide et de formation pour étudiants et professionnels de la santé, structuré autour de fraternité, développement et spiritualité. Projet né d'un besoin concret d'accès aux TP et d'une dynamique solidaire.
Chaque niveau correspond à un degré d'implication différent avec des critères, droits et responsabilités spécifiques.
Quoi : Suit ILTIZAM, assiste aux événements, peut donner ponctuellement (donateur potentiel).
Critères d'entrée : Fournir email / suivre sur un réseau / donner un don.
Droits / accès : Newsletter Mailchimp, invitations publiques aux événements, contenu ouvert.
Rôle attendu : Présence, soutien moral/financier.
Quoi : Soutien opérationnel (montage, accueil, logistique le jour J).
Critères d'entrée : Se manifester lors d'un événement ou via form, apparaître dans base bénévoles.
Droits / accès : Accès Discord (canal bénévole), invitations aux séminaires internes de briefing, badges/identifiants pour événements.
Rôle attendu : Exécution, ponctualité, respect des consignes.
Quoi : Porte des projets, assure une présence régulière, participe aux réunions hebdo, représente ILTIZAM.
Critères d'entrée : Être bénévole régulier / proposer projet / validation par l'équipe projet / entretien bref.
Droits / accès : Rôle Discord avec droits étendus (canaux projets), accès à documents internes, vote opérationnel sur orientation projets, budget opérationnel limité.
Rôle attendu : Responsabilité de projet, réunions hebdo, relais formation/tutorats.
Quoi : Comité central (vision, stratégie, garantie d'intégrité).
Critères d'entrée : Cooptation par noyau, engagement prouvé, capacité décisionnelle.
Droits / accès : Accès total aux dossiers stratégiques, signature relative, représentation officielle.
Rôle attendu : Décision stratégique, validation des nouveaux membres actifs, suivi qualité.
Comment faire évoluer les membres d'un niveau à l'autre avec des étapes claires et mesurables.
Collecte des infos de contact, disponibilités. Ajout à la base bénévoles (Google Sheet / Airtable).
Envoi d'un message de bienvenue + invitation au prochain briefing.
Après 3 interventions distinctes ou 2 mois de participation régulière.
Proposition de candidature par référent local → entretien court avec le responsable du pôle.
Validation par la réunion hebdo de l'équipe projet.
Cooptation par les membres du noyau existants.
Proposition formelle (motivation + bilan de contribution).
Décision collégiale du noyau.
Les outils essentiels pour gérer efficacement les différents niveaux d'engagement.
Usage : Central pour la communication quotidienne.
Rôles : sympathisant (lecture), bénévole, membre-actif, noyau, modérateur.
Canaux : #général, #annonces, #bénévoles, #projets-<nom>, #logistique, #recrutement.
Usage : Formulaires d'inscription.
Types : Sympathisant / Bénévole / Candidature membre actif.
Fonction : Collecte automatisée des données.
Usage : Base bénévoles / membres.
Données : Statut, disponibilité, historique présence événements.
Avantage : Suivi centralisé.
Usage : Newsletters aux sympathisants et campagnes annonces.
Fonction : Communication de masse automatisée.
Segmentation : Par niveau d'engagement.
Usage : Dossiers partagés.
Contenu : Welcome pack, charte, guides SOP, templates.
Organisation : Par niveau d'accès.
Usage : Planning événements, briefings, réunions hebdo.
Partage : Selon niveau d'accès.
Notifications : Automatiques.
Usage : Réunions d'accueil, onboarding et entretiens.
Fonctions : Enregistrement, partage d'écran.
Planification : Intégrée au calendrier.
Usage : Gestion des donations et reçus.
Avantage : Automatisation des reçus fiscaux.
Sécurité : Conforme RGPD.
Usage : Suivi projets pour membres actifs.
Fonction : Backlog, tâches, responsables, deadlines.
Collaboration : Temps réel.
Tableau synthétique des procédures concrètes pour chaque besoin ou action.
| Quoi (besoin/action) | Comment (procédure) | Outil principal | Responsable | Délai |
|---|---|---|---|---|
| Capter sympathisant | Formulaire "je m'inscris" + opt-in Mailchimp | Google Forms → Mailchimp | RH / Fatima | 24-48h |
| Ajouter bénévole | Form bénévole → base → assignation tâche | Google Forms + Airtable | Responsable logistique | Immédiat |
| Briefing bénévole | Réunion briefing + checklist jour J | Meet / PDF Drive | Chef logistique | 7j avant événement |
| Proposer membre actif | Référent propose → entretien → vote | Discord + Drive | Chef de pôle + noyau | 2 semaines |
| Suivre présence | Cocher présence → historique | Airtable | Responsable bénévole | Après chaque événement |
| Gestion dons | Enregistrement don + reçu | Donorbox + Drive | Trésorier | 7 jours |
| Formation rapide | Module onboarding + quiz | Drive (vidéo) + Forms | RH / Formation | 30-45 min |
| Cooptation noyau | Proposition formelle + réunion | Drive + Zoom | Noyau | Selon besoin |
Actions prioritaires à mettre en place pour structurer la gestion RH.